Оставьте заявку на звонок
- поля, обязательные для заполнения
Ваша заявка будет рассмотрена в течение дня

Как взять и сделать все дела. 5 простых шагов

Шаг 1. Осознать проблему

Надо сказать, что опыт управления временем и делами у меня очень скромный, потому что раньше можно было просто плыть по течению: ходишь в школу, ходишь в кружки, делаешь домашку, гуляешь, ходишь в универ, на курсы, делаешь домашку, гуляешь… а теперь так уже не получается, потому что, если ты чего-то не сделаешь, то никто не сделает, — ах, эта взрослая жизнь фрилансера! И, казалось бы, времени полно — делай не хочу, и энергия есть (пока), и желание, но жизнь всё равно какая-то неорганизованная.

И нельзя вот так взять и просто сделать дела! (На самом деле можно.)

Понятно, что у меня и так было расписание: уроки, которые я веду, уроки, на которые я хожу, встречи, врачи какие-нибудь, мероприятия. И были списки дел:

• стикеры, на которых что-то срочное, приклеенные к столу
• листочек со списком дел на день, которые невозможно сделать за день и который поэтому валяется на столе неделями, а потом и месяцами, потому что уже появились новые такие же листочки
• будильники в телефоне
• список рекомендованных книг и фильмов в заметках, который растёт в пять раз быстрее, чем я успеваю читать книги и смотреть фильмы
• неимоверное количество заметок на самые разные темы — благо, что есть поиск по словам
• и куча мыслей и идей, о которых просто надо не забыть, но как их записать — непонятно, и поэтому они пока просто роились в голове, то улетучиваясь, то приходя снова и вызывая зудящее чувство вины за то, что ничего из этого до сих пор так и не сделано.

Всё это превратило мою жизнь в настоящий хаос, в котором нет ни на что времени, а отдыхать не получается, потому что любая попытка отдохнуть вызывала чувство вины за то, что можно было бы сделать что-то полезное. Но полезное тоже не делалось или делалось плохо и через силу, потому что организму нужно было отдохнуть. Как разорвать этот замкнутый круг?

book whirlpool

Шаг 2. Избавиться от лишнего в информационном поле и в голове

В июне моё внимание привлекла одна книга, где описана методология управления делами. Название её нам пока не нужно и не важно. Если вы уже изучали таск-менеджмент или тайм-менеджмент, то уже знаете эту систему, применяете её или хотя бы слышали о ней.

Мне сказали, что это самая «заезженная» книга по тайм-менеджменту, но по тому, что вы уже узнали о моём старом стиле управления временем и делами, становится очевидно, что даже основные идеи давно не новой книги оказались для меня настоящим прорывом.

Подозреваю, что и сама до этого уже не раз слышала об этой книге или методологии и думала, что надо что-то такое изучить, но при всём многообразии отвлекающих факторов, более интересных дел и бесконечных списков книг, которые кто-то посоветовал, у неё просто не было шансов. Не говоря уже о том, что в последнее время всё реже удавалось читать именно книги, ещё реже — дочитывать их, и почти никогда — применять изученное на практике…

Конечно же, я у себя самая умная, поэтому восприняла советы не буквально, а как концепцию, да ещё её же и доработала. Иногда, если дело висит-висит и никак не делается, то, возможно, подсознание подсказывает нам, что это дело ненужное. Или нужное, но не нам.

Однажды незнакомый мужчина на улице посоветовал мне почитать книгу одной малоизвестной писательницы, потому что она ему очень понравилась. Дело было пару лет назад, а этим летом у меня в заметках всё ещё висело напоминание об этой книге. Что будет, если я её прочитаю? Я ведь даже обсудить её ни с кем не смогу, потому что, видимо, кроме того мужчины, никто её не читал. Нужно ли мне в жизни читать эту книгу? Да, было бы хорошо, но… стоп. Кому хорошо? Что мне сейчас, со всеми моими проблемами и задачами, может дать неизвестная художественная книжка, на чтение которой уйдёт несколько дней и которая может оказаться «не очень»? Или рецепт пирога в закладках, который висит там уже шестой год и всё ещё не приготовлен?

Интересно, люди, которые советуют что-то прочитать или посмотреть просто так, вообще осознают, что в современном мире вообще невозможно испытывать нехватку того, что ещё прочитать или посмотреть?

И тогда я решила, что это не про меня, и, если я что-то не сделала за несколько недель, месяцев и лет, то мне это было не нужно. Поэтому первым делом я уничтожила все списки несделанных дел, непросмотренных закладок, непрочитанных книг и прочего, что годами копилось в разных местах: в блокнотах, в браузере, в электронной почте. У меня осталось 0 из 500 электронных писем в ящике и 30 из 350 заметок в телефоне, где теперь постоянно живут только рецепты блюд, которые я периодически готовлю, и список вещей, которые я каждый раз собираю в поездки.

Есть ли у вас такие бесполезные списки и закладки, которые неплохо было бы изучить, рецепты, которые неплохо было бы приготовить, список художественных книг или содержательных электронных рассылок, которые неплохо было бы прочитать, но вот прошло несколько месяцев или лет, а они как лежали нетронутые, так и лежат? Может, вы из них уже выросли, перестали этим интересоваться, и они уже вряд ли пригодятся? Если да, удалите. Удалите всё. И сразу же напишите, что при этом почувствовали.

garbage pile

Книга, про которую я говорила, — это «Как привести дела в порядок», или «Getting Things Done» Дэвида Аллена, где описана одноимённая методология. Если вы уже изучали тайм-менеджмент, то, скорее всего, знаете систему «GTD», применяете её или хотя бы слышали о ней.

Я, конечно, знала, что есть куча книг, написанных специально, чтобы помочь мне организоваться, но почему-то ни разу не брала их в руки. Потому что, чтобы по-настоящему захотеть что-то изучить, нужно сильное внутреннее желание. Или просто посмотреть в горящие глаза человека, который уже это изучил и получил классный результат. Звёзды сошлись, и, стоило мне решиться наконец взяться за организацию, как я увидела энергичную и сияющую Анастасию Кэй, которая увлечённо рассказывает об организации времени, работы и учёбы. Так что, если вам, как и мне, интересны эти темы, то рекомендую её канал.

А первый принцип методологии такой: выбросить всё из головы, записав на бумагу. Надо купить хлеб, помыть окна, сходить к врачу, изучить ораторское мастерство, надо больше времени проводить с семьёй и меньше в соцсетях — абсолютно любые и абсолютно все задачи, которые есть в голове, пусть даже вы планируете выполнить их не завтра, а через пять лет. Всё, о чём вы думаете, должно быть записано. Пока можно не задумываться о категориях и писать всё в одну кучу или каждое дело на отдельном листочке, главное — освободить голову. Сделайте это прямо сейчас и напишите, что получилось.

mountain lake

Шаг 3. Правильно сформулировать задачи

Внимательно посмотрите на свой ответ в опросе под предыдущим постом. Заметили, что первый и третий ответы — это одно и то же? :)

Нет никакого толку от знаний, которыми не пользуешься. Как и от закладок с рецептами, которые никогда не приготовишь, и от пятнадцатой футболки в шкафу, которую не носишь, потому что она не очень. (Шучу, у меня их всего четыре.)

Понравилось ли вам задание, в котором надо выкинуть всё из головы на бумагу? Уверена, если вы его выполнили (а особенно — если выполнили впервые), то что-то поменялось. А если не выполнили, то нет. (Это я готовлюсь к шоу «Ясновидящие», не обращайте внимания.)

Сейчас мне кажется, что записывать всё, что нужно сделать, на бумагу — простой и очевидный, да и единственно возможный способ существования. Но несколько месяцев назад это стало для меня настоящим открытием. Первую неделю я провела в искреннем изумлении: «А что, так можно было?!»

Я-то воображала, что я особенная, что у меня особенные мысли, не поддающиеся описанию словами, что моя голова — настоящая сокровищница оригинальных идей, которые мне никогда не реализовать, потому что на всё и целой жизни не хватит. И что оказалось? У всех точно такая же голова :))))))))

Я увидела, что автор книги буквально читает мои мысли. У каждого человека есть определённый набор дел, который нужно выполнить в ближайшее время: по работе, по учёбе, по дому, по саморазвитию, по отношениям. Там даже есть примерное число задач, которое у вас должно получиться, и оно тоже верно для всех.

Итак, в прошлый раз мы записали всё, что нужно сделать. Давайте скорее перейдём к следующему этапу.

Нужно взять свой список и каждую задачу переформулировать так, чтобы она превратилась в конкретное действие, которое надо предпринять. Большинство задач, которые я до этого записывала на листочках, так и не были выполнены, потому что я не определила дальнейшие конкретные шаги.

Например, если я хочу похудеть, то задача «похудеть» в списке будет выглядеть бессмысленно, потому что непонятно, что именно надо сделать. К тому же очевидно, что это дело очень затратное по времени и энергии, и оно настолько большое, что за него даже не хочется браться. Зато можно легко определить дальнейшие конкретные действия.

Я знаю, что, чтобы похудеть, нужно заниматься физкультурой и правильно питаться. Есть много способов, но я, для примера, выберу консультацию у диетолога и фитнес-клуб. Теперь что конкретно мне надо сделать? Купить карту в фитнес-клуб и записаться к диетологу. Что надо сделать для этого? Позвонить в фитнес-клуб, чтобы договориться о встрече с менеджером, и позвонить диетологу, чтобы договориться о встрече с ним.

И что получается? Неясная и трудная задача «похудеть» превратилась в два телефонных звонка — дело на пять минут!

Понятно, что после этого надо будет ходить на тренировки и разбираться в питании, но эти задачи тоже разбиваются на маленькие и легко выполнимые дела. Теперь мне три раза в неделю нужно будет выполнять конкретную и лёгкую задачу «сходить на тренировку» и каждый день что-то вроде «приготовить овощи на пару».

Таким образом, вместо задачи «похудеть» я записываю «позвонить менеджеру» и «позвонить диетологу», а ещё лучше — сразу им звоню. Автор советует те дела, которые занимают меньше двух минут, делать немедленно, даже не записывая. А потом надо будет записать следующее конкретное действие, которое возникнет после телефонного разговора, например, «прийти на первую тренировку во вторник в 16:00».

Выходит, что любые неясные желания, оригинальные идеи и даже смелые мечты можно превратить в конкретное следующее действие. Не говоря уже о том, какими лёгкими и маленькими кажутся теперь пункты «погладить шторы» и «разобраться на рабочем столе», которые раньше повергали меня в ужас и оцепенение.

Превратите каждую свою задачу в следующее конкретное выполнимое действие и запишите. Сколько на самом деле нужно времени, чтобы выполнить все текущие дела?

biscuits

Шаг 4. Выстроить систему

Теперь разберёмся, где хранить списки дел и как ничего не потерять и не забыть.

Мы уже прошли два важных этапа организации.

1. Выбросить всё из головы и зафиксировать письменно.
2. Для каждой задачи сформулировать следующее конкретное действие.

Теперь нужно создать эффективную систему планирования, где всё это будет храниться и вовремя напоминать о себе.

И здесь всё неоднозначно, потому что можно сразу поделиться на любителей тактильно приятной канцелярии и любителей современных цифровых технологий. Во мне уживаются оба любителя :)))

А виной всему «Эппл», который делает свои продукты не менее приятными и ещё более удобными, чем хорошая канцелярия. Только канцелярия никоим образом не сможет прислать тебе уведомление о том, что срочно нужно сделать, когда ты не дома. К тому же, достаточно неудобно всюду носить с собой ежедневник и доставать его, когда пришла какая-то мысль и нужно срочно её записать (например, «купить картошку»). А вот телефон есть с собой всегда.

Так что я пользуюсь стандартным набором программ: «Календарь», «Напоминания» и «Заметки», которые синхронизируются на всех устройствах. Можно пользоваться и не стандартными, просто меня пока всё устраивает, и все нужные мне функции там есть.

street calendar

Календарь

Календарём я пользуюсь очень давно и записываю туда расписание уроков, без которого никуда. Раньше для этого у меня был маленький ежедневник с разворотом, напоминающим школьный дневник (да-да, всё ещё представляю неделю именно так).

Но дел всё больше, они постоянно переносятся, и много таких, которые не относятся к определённому дню. Два бумажных ежедневника — это уже не вариант, а один большой неудобно всюду брать с собой. К тому же, его легко где-нибудь забыть или потерять, а там же вся жизнь записана!

Так что я веду календарь в стандартной программе. Отдельные плюсы:
- можно сделать дела повторяющимися, особенно удобно с уроками
- можно добавлять к делам адреса и заметки
- можно поделить дела на разные категории по цветам
- можно добавлять их в календарь прямо из текста (в сообщении мне написали: «Давай встретимся в среду вечером?» — и одним прикосновением вечер среды попадает в расписание)

Важно: в календарь нужно записывать только те дела, которые назначены на определённое время. У меня это, например, уроки, тренировки, школа мюзикла, вебинары, запись к косметологу, встреча с друзьями, поход в театр. Это позволяет с одного взгляда оценить, сколько времени у меня есть и могу ли я что-то сделать или куда-то пойти тогда-то и тогда-то.

Не нужно записывать в календарь текущие задачи, которые не привязаны к определённому времени. И не важно, на бумаге календарь или нет. Часто мы делаем ошибку: решаемся наконец взяться за дела и записываем их все на один день, потому что он кажется незанятым. А потом в этот день возникают срочные задачи или друг зовёт в кафе, и весь список приходится переносить куда-то ещё. Это создаёт ощущение большой загруженности и вызывает чувство вины за невыполненные задачи, не надо нам такого :)))

Planner

Напоминания

Все текущие задачи у меня хранятся в стандартной программе «Напоминания».

Пока я не пришла к идеальной системе обращения с этой программой, но уже попробовала по-разному группировать задачи и остановилась на следующем. У меня всё делится на группы: 

• входящие
• дом
• работа
• учёба
• мечты
• книги
• фильмы
• регулярные.

В папке «Входящие» лежат задачи, которые я только что придумала и ещё не определила дальнейшее конкретное действие. Каждый день или через день они сортируются по группам и для них определяется следующий шаг.

Я ещё думаю создать отдельную папку «Для себя», потому что на данном этапе жизни мне очень важно отслеживать, какие конкретные действия я совершаю из любви к себе, и совершать их как можно чаще. Пока они либо не записываются, либо сваливаются в общую кучу бытовых задач под названием «Дом».

Дальше такой алгоритм: я отвожу время на работу, на учёбу и на домашние дела, просматриваю соответствующий список и делаю в любом порядке то, что сейчас удобно/хочется/успевается.

Регулярные задачи я отложила в отдельную папку, чтобы не видеть их каждый раз в своих списках, потому что на них установлено напоминание. Например, мне нужно поливать цветы каждые 3 дня, и программа каждые три дня мне об этом напоминает. Во всё остальное время мне вообще не надо об этом думать.

Дела с дедлайном установлены на определённое время. Когда выскакивает уведомление, а дело делать неудобно, его можно отложить на 5 мин, на час или на следующий день. Но обычно до этого не доходит, потому что дела с дедлайном я и так стараюсь выполнять в первую очередь.

Ещё дела можно расставлять по приоритету: "!", "!!" или "!!!", но меня раздражают восклицательные знаки, и я не пишу их нигде, кроме восклицательных предложений. Иначе мои списки выглядели бы так:

! !!!!!!!!!! !!!!!! !!! !! !!!!!!!!!!!!!!!! !!!!!!!!! ! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1111

И было бы вообще не ясно, с чего начинать.

Кстати, уведомления тоже раздражают, потому что никогда не знаешь, чем будешь занят, когда оно появится, и с вероятностью 90% в это время выполнить задачу будет неудобно. Так что стоит ставить их только на те дела, от которых зависит твоя жизнь. Или если ты будешь жалеть, что их не сделал.

Мне очень нравится одним кликом ставить галочку (точнее, кружочек) и делать задачу выполненной. Это как ачивка в игре, очень вдохновляет. Как будто ты не жизнь живёшь, а в «Симс» играешь.

И потом задача скрывается из списка и попадает в категорию завершённых, куда при желании можно заглянуть, но которая при этом не мешает. И очень приятно видеть под названием папки строчку «119 завершено».

Ещё есть полезная фишка для тех, кто ведёт все дела в бумажном ежедневнике: список дел на эту неделю можно написать на стикере и перемещать с недели на неделю, если задачу выполнить не удалось. А если тетрадь на кольцах, то на отдельный лист. Так можно избежать бесконечного зачёркивания, а все дела останутся в одном месте.

А ещё можно неплохо ту же систему внедрить в таблицы «Excel» (который тоже можно вести со всех устройств). Или в «Блокнот». Или есть куча готовых программ. Например, мне понравилась «Remember the milk». Там можно ещё зафрендить другого человека и делегировать ему дела, либо поставить совместные задачи, которые может выполнить любой из вас и сам отметить, что выполнил.

Making notes

Заметки

Ха! Самая сложная часть моей системы, где вечный творческий беспорядок. Заметки у меня рассортированы по категориям:

  • на память
  • купить
  • песни
  • языки
  • путешествия
  • рецепты
  • черновики
  • опубликованные
  • обучение 1
  • обучение 2

В группе «На память» лежат всякие записи и цитатки, и не Стива Джобса, там, а  знакомых людей, которые больше нигде не записаны и тем и ценны. Или напоминания самой себе. Иногда я в них заглядываю и улыбаюсь. Или задумываюсь.

Группа «Купить» включает заметки со списками по магазинам: «Леруа», «Продукты», «Икеа», «Аптека», «ТЦ», «Wishlist».

Это значит, что, когда вдруг спонтанно захочу погулять по «Леруа», я буду знать, что мне там нужно. Вообще, для покупок, которые можно совершить только в определённом месте, в программе «Напоминания» есть функция «Напомнить по месту». То есть, когда программа увидит, что я сейчас там, она выдаст напоминание, что я в этом месте хотела сделать. Но для того, чтобы это работало, программа должна круглосуточно использовать геопозицию, а это жрёт много батарейки, притом, что пригождается функция раз в месяц. Так что я обхожусь заметкой.

В «Wishlist» попадает то, что я хотела бы получить в подарок, как только мысль приходит в голову. Начала вести его после последнего Дня рождения, потому что людей очень мучает вопрос, что дарить имениннику. Но как-то так вышло, что половину того, что я записала, я уже подарила себе сама. К следующему Дню рождения, видимо, подарю остальную половину, так что друзьям придётся снова ломать голову :)))

Группа «Рецепты» помогает оперативно узнать, до 180 или 200 градусов разогревать духовку для лазаньи (на самом деле до 220) и не пугать подписчиков образом домохозяйки в халате и маске из огурцов, которая круглосуточно готовит.

А в «Черновиках» я сейчас пишу этот пост. Иногда черновики становятся хорошими постами, как этот. Иногда они так и не выходят в свет и остаются просто незаконченными мыслями или дневниковыми записями, которые, по всей вероятности, никому кроме меня не интересны. Просто я не могу не писать. Иногда я возвращаюсь к незаконченным мыслям и дописываю их до хороших постов, но редко.

«Песни» — это тексты песен и иногда ноты (к сожалению, пока бесполезная для меня вещь, но, раз их давали, пусть там же и лежат), которые мы разучиваем в школе мюзикла. Обычно они сразу запоминаются сами, но вот прошло полгода, и начинаешь путать предлоги или куплеты местами.

«Путешествия» — это заметки о том, что нужно взять с собой в короткую поездку, в долгую поездку и на дачу. Если я заранее собираюсь в какое-то место, то ещё записываю, что там нужно посетить обязательно, желательно, и с кем встретиться.

Заметки — самая беспорядочная часть всего этого относительного порядка. Здесь содержится самое несортируемое нечто, которое необходимо выгружать из головы, как Дамблдор выуживал воспоминания, чтобы сохранить их в омуте памяти :)))

Мне нравится, что можно их удалять и пересортировывать, что иногда можно из ненужного сделать нужное, что они всегда под рукой, вообще не занимая места. Поэтому электронная система меня больше чем устраивает. А писать я и так не разучусь, потому что на любом обучении пишу от руки, а особенно советую так делать тем, кто учит языки.

Sunrise

Шаг 5. Сделать систему частью своей жизни

Для чего мы всё это делаем?

Зачем сотни людей пишут книги и блоги, ведут тренинги и вебинары о самоорганизации, а миллионы людей пытаются выстроить свою жизнь в какую-то систему? Чего им без системы-то не сиделось? Живи как живётся!

Для чего это делаю я?

В какой-то момент — не сразу и не одновременно — я поняла несколько важных вещей.

Есть дела, которые можно сделать, а можно не сделать, потому что делаешь ты их для себя, и никто не контролирует. И можно бесконечно сидеть и мечтать о том, как было бы хорошо, если бы они были сделаны, и лишь отдалённо представлять, на что будет похожа твоя жизнь, когда все эти мечты исполнятся. А можно просто сделать их и увидеть эту жизнь своими глазами.

И тогда ты понимаешь, что мечтал слишком мелко, слишком приземлённо. Ты всего-то и сделал пару дел, которых никто от тебя не ждал, а уже живёшь жизнью, которая казалась мечтой полгода назад. И в этот момент занавес открывается, и ты начинаешь мечтать в десять раз масштабнее. Ох, что тебя ждёт!

Иногда я никак не могу заставить себя взяться за какое-нибудь трудное дело. Хожу вокруг да около и только и думаю, как было бы хорошо, если бы оно взяло и сделалось само, вот здорово было бы! Надеюсь, что в следующий раз я вспомню про этот пост. А ещё лучше — пусть следующего такого раза не будет.

Нужно постоянно помнить, что

КОГДА ВСЕ ТЕКУЩИЕ ЗАДАЧИ РЕШЕНЫ, ОСВОБОЖДАЕТСЯ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ НОВЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ.


А если для них нет места, то они либо не появятся, либо ты их упустишь, потому что нужно сначала выполнить обязательства. Вот позовёт тебя твоя судьба завтра на свидание, а ты не сможешь пойти, потому что перевод не закончен, дедлайн и сроки горят, извини. И упустишь свою судьбу. Она придёт к тому, кто уже закончил перевод.

Желаю вам привести дела в порядок и наслаждаться новой жизнью!

Picture Credits

1. Book whirlpool, photo by Lysander Yuen on Unsplash
2. Garbage pile, photo by Hermes Rivera on Unsplash
3. Mountain lake, photo by Kalen Emsley on Unsplash
4. Biscuits, photo by Grégoire Jeanneau on Unsplash
5. Street calendar, photo by Curtis MacNewton on Unsplash
6. Planner, photo by STIL on Unsplash
7. Making notes, photo by Brad Neathery on Unsplash
8. Sunrise, photo by Joshua Earle on Unsplash